Die Vorteile einer zentralen Datenbank

WLK energy entwickelt mit einem rund 20-köpfigen Team Windkraft-, Photovoltaik- und Batteriespeicherprojekte – oft alle drei Technologien gleichzeitig und in Kombination als Hybridkraftwerke. Mit rmDATA Info hat Projektentwickler Alexander Huscava die komplette Flächenakquise, Vertrags- und Fristenverwaltung in einem System gebündelt.

Unübersichtliche Projektverwaltung

Als Projektentwickler bei WLK energy betreut Alexander Huscava Windkraft-, Photovoltaik- und Batteriespeicherprojekte von der ersten Standortidee bis zur Genehmigung. Er und seine Kollegen planen eine Vielzahl an Windkraft-, PV- und Speicherprojekte gleichzeitig. Bis vor Kurzem waren die dafür nötigen Informationen zum Großteil in Excel-Listen dokumentiert. Darin waren alle Informationen zu Grundstücken enthalten, welche Grundeigentümer noch kontaktiert werden mussten, wer bereits unter Vertrag war und auch sämtliche Kontaktdaten.

Mit wachsender Projektzahl wurde das zunehmend unübersichtlich: Die Unternehmensdaten verteilten sich auf mehrere Listen, ein separates Vertragsmanagement-Programm, ein Zahlungsprogramm und Telefonzettel. „Es wird sehr schnell unübersichtlich, und ein Informationsfluss zwischen den Projekten findet auch nicht statt“, erinnert sich Huscava. Überschneidungen zwischen Projekten oder Synergien aus benachbarten Standorten blieben dadurch oft unberücksichtigt.

Der frühe Vogel…

Es war an der Zeit, diese verstreuten Daten in einer gemeinsamen Datenbank zusammenzuführen. Die Entscheidung fiel auf eine Software-Lösung basierend auf rmDATA Info für Vertragserstellung, Pachtzahlungs- und Fristenmanagement.

Für die Flächenakquise selbst zählt vor allem Geschwindigkeit: In der Windbranche geht es häufig darum, sich potenzielle Flächen frühzeitig zu sichern, denn der Wettbewerb ist groß. „Es ist wirklich wichtig, dass wir schnell in der Lage sind, Verträge zu erstellen, um Dienstbarkeiten zu sichern“, bringt es Huscava auf den Punkt. Genau das war ein entscheidender Punkt für die Umsetzung.

Auch für die Betriebsführung bestehender Windparks nutzt WLK energy das System bereits: Leitungstrassen und andere Bestandsdaten sind zentral einsehbar, was den Kollegen im Außendienst zugutekommt.

Effizientere Arbeitsabläufe

Mit Unterstützung von rmDATA und viel Eigeninitiative migrierte WLK energy die vorhandenen Daten in die Software-Plattform rmDATA Info. Für die Abfrage von tagesaktuellen Grundbuchdaten nutzt das Team rmDATA GeoDiscoverer. Sehr praktisch: die benötigten Grundstücke lassen sich grafisch auswählen und mit den relevanten Registerdaten verschneiden. Die Ergebnisse fließen danach direkt in rmDATA Info. 

Im Tagesgeschäft bildet rmDATA Info seither das zentrale System für Kontakte, Vertragsstatus und die dazugehörigen Zahlungen. Die Zahlungsdaten werden automatisiert an die Buchhaltungssoftware übergeben. Auf einer Kartenansicht in rmDATA Info ist für jedes Grundstück auf einen Blick der Status ablesbar – etwa „in Kontakt“ oder „Vertrag abgeschlossen“.

Fristen- & Aufgabenmanagement

Für die vielen, befristeten Optionsverträge sorgt zusätzlich ein integriertes Fristen- und Aufgabenmanagement dafür, dass keine Frist unbemerkt verstreicht - denn verfällt eine Option erstmal, ist die investierte Vorarbeit umsonst. In einem nächsten Schritt im Projektablauf bereitet Huscava die automatisierte Berechnung der Entschädigungszahlungen in rmDATA Info vor: Die von den ausführenden Baufirmen gelieferten Planungsdaten, wie etwa Fundamente, Kranstellflächen oder Rotorüberstriche fließen in die Software zurück und werden direkt mit den Grundstücksgrenzen verschnitten. Damit kann das System anhand der hinterlegten Vertragskonditionen automatisch die fällige Entschädigung für Dienstbarkeiten pro Grundeigentümer berechnen. „Das ist tatsächlich eine enorme Erleichterung, die bei großen Projekten ein Gamechanger ist!“, ist der Projektentwickler überzeugt.

Positives Fazit

Der spürbarste Effekt zeigt sich bereits in der Projektvorbereitung und Vertragserstellung: „Was früher ein bis zwei Tage brauchte, ist für Geübte in rmDATA Info mit der automatisierten Vertragserstellung in rund 30 Minuten erledigt“, berichtet Huscava und erwähnt auch, dass die Excel-Listen vollständig abgelöst sind und im Team auch nicht vermisst werden.

Durch die zentrale Fristenverwaltung bleiben befristete Optionsverträge stets im Blick, und dank der Kartenansicht ist der Überblick über sämtliche Projekte inzwischen so gut, dass ihn auch die Geschäftsführung gerne nutzt. Für den geplanten automatisierten Abrechnungsprozess erwartet Huscava vor allem bei sehr großen Projekten mit vielen, kleinteiligen Grundstücken einen erheblichen Einsparungseffekt.
 

Die WLK Firmengruppe ist ein Energieunternehmen aus Niederösterreich mit Sitz in Untersiebenbrunn. Das Unternehmen projektiert, errichtet und betreibt Kraftwerke, die Strom aus erneuerbaren Energiequellen erzeugen, und versteht sich als Experte für die nachhaltige Nutzung natürlicher Ressourcen.

Im Mittelpunkt stehen langfristige, stabile Partnerschaften mit Gemeinden und Bürgern, Grundeigentümern sowie Industrie und Gewerbe. Gemeinsam mit ihnen entstehen moderne Anlagen für eine regionale, krisensichere und umweltschonende Stromversorgung. Das Leistungsspektrum reicht von der Projektentwicklung über die Errichtung und den Betrieb bis zur Energielieferung und Nachsorge.

Der Schutz der Natur sowie ein respektvoller Umgang mit Kunden und Partnern und deren Bedürfnissen haben dabei oberste Priorität.