Neustart in der Pachtverwaltung

Nach 40 Jahren löst rmDATA Info das selbstprogrammierte System eines Paters ab und bringt die Pachtverwaltung des Stiftes Melk ins digitale Zeitalter.

Das Stift Melk, das hoch über der Donau thront, ist mehr als ein barockes Wahrzeichen Niederösterreichs. Die Benediktinerabtei ist auch ein vielschichtiger Wirtschaftsbetrieb: Tourismus, Land- und Forstwirtschaft, sowie ein umfangreicher Immobilien- und Liegenschaftsbestand prägen das wirtschaftliche Leben des Stifts. Rund 1.000 verpachtete Grundstücke in etwa 150 Katastralgemeinden, 23 Stiftspfarren mit unterschiedlichen Besitzkategorien, dazu Forstflächen, Jagdreviere und Sondernutzungsvereinbarungen – die Verwaltung dieses Bestands ist eine logistische Aufgabe, die nach professionellen Werkzeugen verlangt.

Von der Blackbox zum klaren Überblick

Vier Jahrzehnte lang erledigte ein selbstprogrammiertes Linux-System, entwickelt von einem Pater des Stifts, die Pachtabrechnung. Inzwischen ist es nicht mehr wartbar, nicht anpassbar, und die darin gespeicherten Daten kaum noch zugänglich. Elisabeth Müllner, wirtschaftliche Mitarbeiterin im Stift Melk, beschreibt die Ausgangslage so: “Jedes Jahr zur Pachtabrechnung hofften wir, das System noch einmal reibungslos zum Laufen zu bringen."

Gesucht wurde daher eine Software-Lösung, die einen Überblick über sämtliche Liegenschaften bietet, die den Pachtzins, Indexanpassungen und Einheitswert beherrscht, eine zentrale Pachtabrechnung ermöglicht und die auch die Weiterverrechnung an die Stiftspfarren abbilden kann. Heute wird hauptsächlich in Geldwerten abgerechnet, aber auch eine Naturalienabrechnung, etwa in Form von Hafer, Heu oder Trauben, kommt durchaus noch vor. Die neue Lösung soll diese unterschiedlichen Pachtmodelle unterstützen, die Naturalienabrechnung in Geldpacht überführen und damit Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz in der Verwaltung der umfangreichen Liegenschafts- und Pachtflächen des Stifts Melk erhöhen.

Kein Projekt gleicht dem anderen

Bevor auch nur eine Zeile konfiguriert wurde, stand bei rmDATA eine umfangreiche Bedarfserhebung am Programm. Bettina Krammer, Projektleiterin bei rmDATA für das Stift Melk, bringt es auf den Punkt: „In der Pachtverwaltung gleicht kein Projekt dem anderen. Jeder Kunde hat spezielle Anforderungen.“

Die Kunst sei es, so Krammer, diese individuellen Wünsche in den Standard-Produkten von rmDATA abzubilden und dennoch spezielle Anforderungen zu integrieren. Zum Einsatz kommen rmDATA Inventory Manager für die Liegenschaftsverwaltung sowie GeoWeb als WebGIS-Anwendung – beide sind heute vereint in der Plattform rmDATA Info, als Edition “Liegenschaftsmanagement”.

Eine zentrale Herausforderung in diesem Projekt war die Datenmigration: Was aus dem Altsystem noch zu retten war, wurde übernommen. Was nicht mehr extrahierbar war, wurde neu organisiert und in Zusammenarbeit mit dem Bundesrechenzentrum, dem Grundbuch und dem BEV als Grundstücksverzeichnis mit den Eigentümern aller Liegenschaften beschafft.

Alles in einer Oberfläche

Die rmDATA-Lösung für das Stift bietet alle nötigen Funktionen und überzeugt Elisabeth Müllner: 

„Ich bin sicher, dass die rmDATA-Lösung für uns die optimale Lösung in der Pachtverwaltung ist: angefangen von der durchgängigen Dokumentenverwaltung bis zur übersichtlichen Kartendarstellung der Liegenschaften und Pachtflächen, eingefärbt nach bestimmten Kategorien. Wir haben alles übersichtlich in einer Oberfläche.“

Die neue Lösung für Liegenschaftsmanagement ermöglicht es, im Büro wie vor Ort mit beliebigen Endgeräten über eine Internetverbindung direkt im System Grundstücks- und Pachtinformationen abzurufen und zu bearbeiten. Neben der jährlichen Pachtvorschreibung werden künftig auch Sondernutzungen, außerbücherliche Rechte, individuelle Einzelmaßnahmen mit Fotos im selben System dokumentiert.<s></s>

Nebenbei und trotzdem professionell

Was die Einführung zusätzlich bemerkenswert macht: Sie läuft, wie Müllner betont, „nebenbei mit“ – das Tagesgeschäft des Stifts geht unvermindert weiter, während das neue System schrittweise in Betrieb genommen wird. Die neuen Pachtverträge werden gerade erstellt. Noch ist das neue Liegenschaftsmanagement mit der Pachtverwaltung “Work in Progress”, doch das Fundament steht.

„Wir sind absolut zufrieden“, sagt Elisabeth Müllner und sie meint damit nicht nur das Produkt, sondern auch die Projektbegleitung durch rmDATA. Wo ein 40 Jahre altes System an seine Grenzen stieß, entsteht heute eine moderne, zukunftsfähige Lösung für das Stift Melk und die nächsten Jahrzehnte.

Das Stift Melk in Niederösterreich ist eines der bedeutendsten Barockensembles Europas und Teil des UNESCO-Weltkulturerbes Wachau. Die Benediktinerabtei ist nicht nur ein geistliches Zentrum, sondern auch ein breit aufgestellter Wirtschaftsbetreib mit einem starken Schwerpunkt auf Land- und Forstwirtschaft. Der Tourismus, mit mehreren Hunderttausend Besuchern jährlich, trägt einen großen Teil zur Finanzierung des aufwendigen Erhalts des barocken Ensembles bei.