Mit fünf Mitarbeitern und zwei Standorten suchte das Vermessungsbüro Geometris nach einer Organisationssoftware, die Arbeitsprozesse vereinfacht und optimiert. 

Geometris ZT KG ist ein Tiroler Vermessungsbüro mit zwei Niederlassungen. Hauptaufgaben sind die Katastervermessung und vermehrt das 3D-Bauaufmaß mittels Laserscanner. Was früher die Vermessung für den Bau von Einfamilienhäusern war, nimmt heute die Innenaufnahme für Umbauten, Zubauten oder Bauen im Bestand ein.    

Zentrale Datenhaltung und Datenfluss 

Sebastian Reiter, Gesellschafter der Geometris ZT KG und Manuela Papes, langjährige Mitarbeiterin, waren sich einig, dass eine Umstellung auf eine neue Organisationssoftware notwendig ist. Denn bisher wurden alle Daten in verschiedenen Excel-Tabellen verwaltet. Tabellen sind jedoch keine Datenbanken und nicht miteinander verknüpft. Dieser Anspruch wurde aber gerade mit zwei Büro-Standorten immer drängender.   

Die Suche nach einer umfassenden Softwarelösung führte zu rmDATA Projects, einer Software, die speziell für Vermessungs- und Ingenieurbüros entwickelt wurde. Für das Büro Geometris deckt das Programm alles ab, was sie brauchen - von der Projektverwaltung mit Zeiterfassung über die Verwaltung von Kontakten bis hin zum Aufgabenmanagement und Postlauf. Außerdem stehen vielfältige Analysemöglichkeiten zur Verfügung.

Ein weiteres Argument für den Einsatz bei Geometris ist die Integration der rmDATA-Produktpalette. Im Zusammenspiel mit der Geomatik-Software legen die Mitarbeiter neue Projektdateien an, öffnen bestehende und erhalten über Pins in einer Onlinekarte den Überblick über die Lage aller Projekte. „Jede Umstellung ist anfänglich ist mit etwas Zeitaufwand verbunden. Doch die zahlreichen Features und die umfangreichen Analysen, welche mit wenigen Mausklicks erstellt werden können, haben uns überzeugt“ resümiert Sebastian Reiter.

Projektüberblick und Effizienz  

“Seit der Migration der Excel-Listen durch rmDATA-Kundenbetreuer befülle, verknüpfe und ergänze ich Daten”, erklärt Manuela Papes und formuliert es anschaulich: “Je mehr Daten ins Programm „gesät“ werden, umso ertragreicher fällt die Ernte in Form umfangreicher Datenanalysen aus.”  

Im Zuge der Datenmigration aus dem Altsystem hat rmDATA sämtliche Vermessungsprojekte auf Basis der KG-Nummer und der Geschäftszahl automatisch verortet und in einer Kartenansicht dargestellt. Projektpins zeigen nun, wo bereits Projekte abgewickelt wurden - ein wesentlicher Vorteil für alle im Büro. 

“Schon auf der Baustelle können die Kollegen die aufgewendeten Arbeitszeiten mit dazugehörigen Notizen eintragen”, beschreibt Papes den neuen, effizienten Workflow der Zeiterfassung. Die mobile App ermöglicht das direkt im Außendienst. Die Abrechnungen laufen präzise im Büro zusammen und die zentrale Datenhaltung garantiert, dass beide Standorte stets auf dem gleichen Informationsstand sind. 

Die Zukunft sieht noch digitaler aus. Das Ziel ist eine vollautomatisierte Rechnungserstellung mit nur wenigen Klicks, was eine wesentliche Zeitersparnis für das Büro darstellt. 

Zeitersparnis und Dokumentation 

 “Habe ich schon erwähnt, dass ich von der Zeitleiste und dem Postlauf begeistert bin?", schwärmt Manuela Papes. "Dieses Features sorgen für mehr Nachvollziehbarkeit, denn alle Informationen sind jederzeit von jedem von uns einsehbar." In der Zeitleiste werden alle Schritte, Tätigkeiten, Vereinbarungen etc. dokumentiert. So konnten in einem komplexen Projekt im Nachhinein diverse Unklarheiten geklärt werden. Dank rmDATA Projects war man auf der sicheren Seite. “Gute Dokumentation ist die halbe Miete”, bringt die Mitarbeiterin es auf den Punkt. 

Auch der Kundenbetreuer bei rmDATA, Julian Grassmair kann sich über Feedback freuen. “Die Reaktionen sind stets sehr rasch und unsere Anregungen werden gerne aufgenommen”, so Papes. Für Geometris ist rmDATA Projects mehr als nur eine Softwarelösung - es ist der Schlüssel zu mehr Effizienz, Transparenz und Erfolg im digitalen Zeitalter. 

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